Japón y negocios, la importancia de ser importante

 

Llamar a las puertas de una empresa japonesa para hacer negocios con ella nos va a obligar, antes de nada, a mirar más allá de sus informes económicos anuales. Y es que todo el entramado histórico y cultural de este pueblo influye directamente en  su estructura  social y económica.

Japón es famoso por su compleja red de convenciones sociales y reglas de comportamiento, que sólo quien se haya criado en esta sociedad puede dominar. Por lo mismo, valoran enormemente que los extranjeros muestren un conocimiento básico de los principios que rigen sus códigos de relación y pensamiento.

Cultura y negocios, mucho más que normas

Es un sistema de jerarquías en donde cada uno forma parte de una fuerza global. Los jóvenes son más individualistas que los mayores, que son más corporativistas.

Hay un gran respeto por la edad, por la experiencia y por la alta formación técnica.

Las apariencias son importantes para ellos ya que van unidas al grado de autoridad, reconocimiento e influencia de la persona en cuestión. De modo que los japoneses gustan vestirse con elegancia y calidad, y cualquier persona que desee hacer negocios en Japón es de rigor que lleve un traje con estilo.

También es importante ser puntual en las citas sociales y de negocio.

Sea cual sea el lugar donde se reúnan los japoneses, hemos de dar las gracias al recibirnos y al despedirnos. Viviremos un frenesi de reverencias. La exacta inclinación de la reverencia y la duración depende del estatus de las dos personas. El compromiso habitual es una ligera inclinación de cabeza o una rápida medio reverencia.

Pero si estamos ante una disculpa, la duración de la reverencia es un poco más larga de lo normal. E incluso la inclinación utilizada puede ir más allá de los 45 grados.

Los japoneses asisten a cursos especiales durante semanas para aprender a saludar de manera correcta. Los japoneses más acostumbrados a los usos occidentales nos darán la mano, en cuyo caso hemos de hacerlo con delicadeza, pues no esperan de nosotros un apretón firme.

Los nombres japoneses se escriben tradicionalmente con el nombre de la familia primero, seguida de un nombre propio. Cuando tratan con extranjeros, sin embargo, puede que escriban el nombre al contrario. Si tenemos dudas podemos preguntar, que no se ofenden por ello.

Al dirigirnos a la gente es normal utilizar el nombre de la familia más la palabra « san »; por ejemplo Suzuki-san. San es un término honorífico utilizado del mismo modo que señor o señora, por lo que no hemos de utilizarlo cuando nos presentemos a nosotros mismos.

Una parte esencial de cualquier reunión de negocios es el intercambio de meishi o tarjetas de presentación.

 

 

Es conveniente ir bien surtido de ellas, puesto que tendremos que intercambiarlas con todos los presentes. Las tarjetas se ofrecen con ambas manos, de frente, de modo que la persona que la reciba pueda leerla.

Es educado leer la tarjeta y luego colocarla a nuestro lado en la mesa con la cara hacia arriba. Nunca hemos de escribir una meishi, por lo menos en presencia del propietario, y al terminar la reunión nunca nos la meteremos en el bolsillo. Hemos de guardarla en un lugar apropiadamente respetuoso, nunca por debajo de nuestra cintura (ahí comienza la parte menos noble de nuestra anatomía).

Las reuniones de negocio siempre duran más de lo esperado y casi nunca dan lugar a una decisión. Son parte de la elaboración de un sentimiento de confianza entre las dos partes, como lo es el entretenimiento posterior en el restaurante o bar de copas o karaoke.

Lo que más nos choca: su sistema negociador

Las negociaciones son duras. Utilizan el sistema Ringuisho. El proceso negociador en Japón es justo el contrario al nuestro. En Japón se tarda en llegar a la decisión final porque el tema debe ser estudiado por todos los estamentos piramidales, empezando por la base hasta llegar a la cúpula, pero, una vez tomada esta decisión, la implementación de lo acordado es rápida. Justo al contrario que nosotros, que podemos llegar a tomar una decisión más rápidamente, pero ponerla en práctica nos lleva más tiempo.

Protocolo de las comidas, regalos y otros consejos

La norma básica de protocolo, la más elemental, es saber utilizar los palillos para comer. No saber utilizarlos es ser un analfabeto social.

En un restaurante, el anfitrión es quien pide la comida, y si es una comida de estilo japonés, nos pasarán los diferentes alimentos para que los probemos. No es raro que en alguna residencia particular o en ciertos restaurantes (por ejemplo los izakaya), debamos compartir los diversos platos de comida puestos en la mesa, en lugar de ponernos a cada invitado un servicio individual al estilo occidental. En ese caso, al comer desde fuentes o platos compartidos, debemos servirnos con nuestros palillos una pequeña porción de la fuente principal y depositarla antes de comerla en nuestro bol o platillo individual.

Usaremos los palillos por el lado opuesto de llevarlos a la boca. Los cubiertos se ofrecen sólo en restaurantes occidentales. A veces nos dan una cuchara de porcelana para la sopa. Pero lo normal es beber la sopa directamente del bol donde nos la sirven, y los trozos de carne o verdura que contenga deberemos cogerlos con los palillos.

Reglas de cortesía en la mesa

– Sonarse la nariz en público está muy mal visto, pero hacerlo a la mesa es aún más grave, es de pésima educación. No lo haga bajo ningún concepto.

– Se considera de buena educación comer todo lo que nos sirvan, hasta el último grano de arroz.

– Evite cualquier conversación escatológica antes y después de la comida.

– A diferencia de otros países asiáticos, eructar en la mesa es de muy mala educación.

 

– Al terminar, deje los palillos sobre el soporte para ellos, o vuelva a dejarlos en la bolsa de papel donde venían. También puede dejarlos sobre el plato o bol, de forma perpendicular a usted.

Cómo sentarse a la mesa y dónde

En el comedor el anfitrión se sienta a la mesa en el lugar más alejado de la entrada y el invitado en el más próximo a la misma.

En Japón algunos restaurantes y casas particulares tienen mesas bajas y cojines en el suelo para sentarse. En estos casos, lo normal es que el suelo sea de tatami. Esta forma de hacer es la utilizada también en la ceremonia del té, que aunque saben que la mayoría no la entendemos, suelen invitarnos a ella. En este caso, debemos permanecer atentos, callados y prestar atención.

La forma correcta de sentarse en el suelo, tanto hombres como mujeres, es de rodillas, sentándonos sobre nuestros talones (seiza), pero resulta muy incómodo y cansado incluso para los mismos japoneses, por lo que está permitido que las mujeres se sienten con las dos piernas dobladas para un lado y los hombres con las piernas cruzadas por delante. Estaremos descalzos o con calcetines.

Al entrar a una casa particular o taberna japonesa, nos descalzaremos y nos pondremos unas sandalias que nos dejarán para ello. Para entrar en el baño, también hay otras sandalias especiales que dejaremos a la puerta al salir.

Reglas para beber

No empiece a beber hasta que esté servido todo el mundo y se hayan levantado los vasos para brindar a modo de saludo, para lo que se dice “kampai”.

También es educado que nos llenen continuamente el vaso de nuestra bebida, con lo que es muy difícil calcular lo que hemos bebido. Si no queremos beber más, es mejor dejar el vaso lleno. Es educado que llenemos la copa de los demás pero no la nuestra. De eso se encargan ellos. Si vemos que alguien quiere servirnos, debemos apresurarnos a beber lo que queda y ofrecer el vaso o copa para que lo rellenen. Y dar las gracias.

Si bien emborracharse se considera de mala educación y de falta de saber estar en algunos restaurantes muy especiales, como en los que se sirve kaiseki ryori (alta cocina japonesa), lo cierto es que en otros, como los izakaya, no está mal visto que alguien se emborrache, mientras no moleste a otros clientes.

Regalos

Es frecuente hacer regalos al principio de una relación de negocios.

El regalo se corresponde con el rango o nivel de la persona a quién va dirigido. Debe ser muy bien envuelto y completado con un gran lazo, si es posible. Conceden tanta importancia al envoltorio como al contenido. El uno demuestra el reconocimiento hacia la institución o empressa, el otro hacia el cargo a quién se le ofrece. El japonés agradece las buenas marcas pero hemos de cuidar no excedernos en el valor; debe guardar relación con la importancia social o profesional de los dos, el grado de confianza, conocimiento y motivo por el que lo hacemos. Hay que evitar los números cuatro o nueve en los componentes de un obsequio, dan mala suerte o eso se cree: son muy supersticiosos aún en estas cosas.

Los regalos se entregan y aceptan con las dos manos y una ligera inclinación del cuerpo hacia adelante. Pero muy ligera, casi imperceptible. Normalmente no se abren en presencia de quién los entrega para evitar situaciones de compromiso o incómodas.

Es un raro honor ser invitado a un hogar japonés y siempre tenemos que llevar un pequeño regalo. Fruta, flores – excepto blancas-, bombones o alcohol -vino, brandy o whisky-, son las mejores apuestas (al japonés le gusta beber).

Lo correcto en su cultura es protestar primero por nuestra generosidad diciendo que no era necesario que le regalemos nada. Ni caso. Están encantados y lo esperaban.

 Consejos generales

No hemos mostrar nuestras opiniones demasiado enérgicamente ni contradecir a las personas de manera muy categórica; es más educado decir «quizá» que un directo «no». Ellos, como la mayoría de orientales, evitan decir no de manera abierta. Y cuando dicen sí, quieren decir que nos han entendido, u oído, pero nada más, no afirman nuestra sentencia o exposición. No están dando una opinión con esta afirmación.

Es bastante normal ver a los hombres orinando en la calle en Japón, pero sonarse la nariz en público está considerado de muy mala educación.

En esta sociedad tan masculina, con una estricta jerarquía social, los hombres siempre tienen prioridad sobre las mujeres; no hemos de esperar que a nosotras nos mantengan la puerta abierta o que cedan el asiento.

Las mujeres, si visten pantalón, no está mal considerado que crucen las piernas pero es siempre de mejor educación hacerlo con las dos piernas juntas, ladeadas hacia un mismo sentido. Este protocolo rige también en el caso de tener que sentarse al estilo japonés sobre el tatami.

Si estamos sentados no debemos mostrar las suelas de los zapatos a nuestros interlocutores.

Temas de conversación posibles y a evitar

Se puede hablar de cultura japonesa, arte y costumbres del pais. Evite hablar de la II Guerra Mundial y sobre la quiebra de grupos financieros o el fracaso de grandes empresas. Es prudente ser prudentes. En caso de duda, mejor que el anfitrión saque el tema de conversación que le parezca más oportuno.

Citas de negocios. Consideraciones antes y después

A la hora de abrir relaciones comerciales con Japón, hemos de tener en cuenta que es mejor hacerlo a través de un intermediario o compañia de trading.

La primera cita, sobre todo, es mejor solicitarla con un mes de antelación y confirmar una semana antes de nuestro viaje. Una vez en el país, mejor reconfirmar el día anterior por si hubiera surgido algún problema de última hora. Esto les da una idea seria y precisa de nosotros.

Hemos de tener en cuenta que estamos ante un gigante empresarial, donde se encuentran presentes las primeras marcas de fama mundial. El japonés busca novedad y calidad. Si no estamos seguros de ofrecerles esto, no vamos a resultarles interesantes.

Además de ser interesantes debemos parecerlo por lo que tenemos que llevar una presentación de calidad de nuestro producto, preferiblemente en japonés, o al menos en inglés. Y varias copias de los dossieres e información adjunta, ya que las reuniones suelen ser multitudinarias, al menos por su parte, por lo que nosotros no debemos aparecer tampoco solos.

Nos pedirán cifras y harán preguntas muy específicas. Pero no pensemos que con esto será bastante. Buscan relaciones y proyectos a largo plazo, y se toman todo el tiempo que consideren necesario hasta que se fíen de nosotros. De ahí que utilicen las comidas como forma no sólo de continuar negociando, sino de conocernos mejor, interesándose sobre todo en nuestra importancia empresarial o social, o la ética y rigor profesional.

Una vez entablada la relación, el japonés quiere una continuidad bastante constante, con lo que debemos repetir nuestro viaje con cierta frecuencia. Y de regreso en España, no olvidemos nunca enviarles una carta de agradecimiento por las atenciones recibidas. Ellos son unos socios mucho más fieles que nosotros. Por eso cuidan y valoran las muestras de consideración y respeto, además de mantener unas relaciones sólidas y estrechas.

Se puede visitar el país con el propósito de hacer negocios durante todo el año, pero es mejor evitar la «semana de oro», del 29 de abril al 5 de mayo, en la que es festivo varios días. Agosto es periodo vacacional para la mayoría de japoneses.

Por último, si ellos nos visitan aquí, el que les ofrezcamos un trato personalizado es algo que valorarán enormemente, alcanzando un grado de similitud con ellos muy oportuno y rentable.

De modo que si tienes los ojos puestos en Japón, recuerda: con los japoneses entenderlos viene antes que necesitarlos.

 

© Josefina Escudero