El networking femenino (III)

 

En este tercer artículo de la serie sobre el networking femenino voy a dar una serie de consejos sobre cómo organizar un evento de estas características. Hay cientos de posibilidades y variables, por supuesto, pero confío en que estas sencillas recomendaciones le resulten útiles a cualquiera que quiera celebrar una actividad así.

En mis dos anteriores posts hablé de cómo el networking femenino es y debe ser diferente al de los hombres. Las mujeres son por naturaleza más sociales que los hombres, pero para que una actividad pueda ser realmente considerada networking no se puede perder de vista un aspecto absolutamente fundamental: el profesional. Una cosa es un evento social, donde siempre hay algo de networking, y otra cosa es organizar un evento específico de networking.

Quizás lo más importante es el objetivo, porque sin ideas definidas no vamos a ninguna parte, esto está clarísimo. Hay que proponer un tema específico. Hoy en día todo el mundo está siempre ocupado y tiene cosas que hacer, que normalmente se considerarán más importantes que un evento de networking. Como sobran eventos que se definen como de networking, la mayoría de las personas se mostrarán reacias a cancelar otra cosa para acudir a un evento si éste no es lo suficientemente atractivo o si es demasiado ambiguo. Sin embargo, está demostrado que si se concreta bien la intención, aunque sea “reunión para pensar sobre la decoración de Navidad de la oficina”, entonces las mujeres sí que harán un esfuerzo adicional y encontrarán ese tiempo, mientras que si somos demasiado genéricos con respecto a lo que se va a tratar en el evento, es muy posible que nadie tenga la suficiente motivación para hacer el esfuerzo de ir. Si queremos que un evento sea un éxito tenemos que ser lo más claros posibles y saber a quién queremos convocar y cómo le convencemos de que es un evento al que vale la pena asistir.

 Antes del Evento

Para dar una imagen profesional desde el primer momento, obviamente se debe convocar a las personas con tiempo. No es buena idea anunciar un evento la misma semana o un par de semanas antes. Esto no es una quedada con amigas, es una actividad de trabajo.

La elección del sitio es fundamental. Hay eventos que se pueden celebrar en una casa, en una oficina o en un bar, pero hay otros que posiblemente necesiten más espacio. Si necesitamos un local para más de 10 personas la cosa se empieza a complicar y hay que ser creativos. Obviamente está la opción del restaurante de alguien que conozcamos o un hotel, pero hay otras opciones. No olvidemos que el networking se trata precisamente de esto, utilicemos las redes sociales. Se puede utilizar un update o actualización en nuestro status de LinkedIn, o Facebook incluso, por ejemplo, para comunicar que estamos buscando un local de ciertas características o que queremos patrocinadores para un evento. Es posible que incluso encontremos a alguien que quiera ofrecer su local gratuitamente, a cambio de darse a conocer, o a quien le compense simplemente por las consumiciones.

No es ninguna tontería organizar el evento en colaboración con otros. El evento siempre será más interesante si se mezclan dos grupos de personas que no se conocen de nada. Así también se comparten las responsabilidades. Los dos actuais como anfitriones. Esto aporta un valor añadido al evento.

Una vez elegida una fecha y elegido un tema, hay que empezar a promocionar el evento. Como decía antes, hay que procurar que el nombre sea lo más explicativo y menos ambiguo posible. Al publicarlo en Internet hay que tener en cuenta que la página web –o blog, o grupo de Facebook- donde se publique tiene que ser clara y provocar interés desde el primer momento, nadie tiene tiempo de ponerse a leer parrafadas de introducción, ni de navegar dentro de nuestra página. Si no atraemos su atención en los primeros segundos, estamos perdidos. Hay que ser directos y claros en lo referente a quien organiza el evento, el propósito y objetivo, a quien va dirigido y la fecha y hora. En el caso ideal, la página deberá poder ofrecer la opción de “compartir”, también debería haber una herramienta para poder incluir la fecha en mi calendario. Nada de mapas dibujados a mano ni esquemas, hay que ser profesionales y ofrecer el link a Google Maps. En el caso de que vaya a haber asistentes de fuera de la ciudad convendría ofrecerles un documento con un listado de hoteles recomendados.

Promocionar un evento requiere tiempo. Hay que invitar a personas al grupo, enviar emails, llamar por teléfono, etc. Siempre conviene crear una cuenta en Twitter para que me puedan seguir. Debemos buscar otros grupos en Facebook o en LinkedIn a los que quizás les pueda interesar nuestro evento y contactar con los administradores, por si quieren ofrecer el evento a sus miembros. Publicar una lista de quienes se van apuntando es importante, porque no hay que olvidar que lo que estamos intentando hacer es facilitar el que las personas se conozcan. El objetivo no es lucirnos nosotros. También hay que animar a todos a que promocionen el evento e inviten a otros que puedan estar interesados.

Los detalles son importantes: no debemos asumir que todos los que acudirán tienen experiencia en este tipo de eventos, por lo que habrá que recordarles, por ejemplo, que deben llevar suficientes tarjetas de visita.

Una vez que empiecen a apuntarse al evento sería buena idea empezar a familiarizarse con las personas que van confirmando su asistencia. Leer sus perfiles, visitar sus páginas webs o blogs, saber lo que les interesa.

Como en cualquier evento importante hay que enviar recordatorios. Muchas personas no van a eventos, no porque no quieran ir, sino porque se les olvida. Programemos en el tiempo una serie de recordatorios por email. Especialmente importante es el recordatorio en el mismo día del evento.

El día del Evento

 

El día del evento es importante recibir a todos en la puerta. Recordemos para lo que hemos organizado el evento. No es para aumentar nuestra mailing list, ni para cobrar la entrada. En esto soy bastante clásica. Debemos recibir a las personas como cuando recibimos a alguien en casa. Muchas personas acuden a un evento solas, es absolutamente imperativo hacer que se sientan cómodos. El otro día leí en un artículo mientras preparaba este post, que en un evento, durante la introducción, pedían a los asistentes que se presentaran a la persona que tenían al lado. Me parece excelente idea. En un evento de networking deberíamos poner el énfasis en intentar romper el hábito de quedarse en la zona de confort del grupo con el que hemos acudido. Esto es la tónica general. Para que todo el mundo saque el mayor provecho de las dos o tres horas que durará la actividad, hay que establecer unos protocolos muy claros para evitar caer en este hábito.

Nunca está de más dedicar unos cuantos segundos para explicarle a cada persona, cuando llega, el objetivo y normas del evento. Esto ayuda a que se integren mejor. Obviamente, si ya conozco a la persona, le recomendaré a otros asistentes que a lo mejor le puede interesar conocer. Deberían dejarnos sus tarjetas de visita y también su cuenta en Twitter y otras redes sociales que quiera compartir.

Sobre la dinámica del evento en sí no diré mucho, porque puede haber muchísimas y muy diferentes, y ninguna es necesariamente mejor que otras. Pero hay que considerar, si el evento es de muchas personas, la posibilidad de ofrecer etiquetas o pegatinas identificativas, que ayudan mucho a romper el hielo y a darle al evento un aura de profesionalidad. Estas pegatinas o etiquetas se pueden imprimir de antemano y dar al asistente en el momento que llega y da su nombre, o si se quiere ser muy original se puede pedir a los asistentes que las hagan ellos mismos. Si es viable, por el número de personas y el tiempo, se puede pedir a cada persona que se presente a sí misma y explique a lo que se dedica, antes de empezar.

Al comienzo del evento hay que decir unas palabras de bienvenida y ayudar a que todo el mundo entre en el “modo networking”. Haremos lo mismo hacia el final, obviamente, agradeciendo a todos su asistencia e informándoles sobre el siguiente paso o cita .

Por último, pero no por ello menos importante, el evento realmente no acaba ese día. Hay que hacer un seguimiento después. Al día siguiente, lo correcto es enviar un email a todos para agradecer su asistencia, recordarles los motivos de este tipo de actividades y explicarles los resultados o beneficios de cada evento.

Si seguimos estas líneas generales evitaremos que nuestro evento sea un cóctel más y que sea más profesional y beneficioso para todos.

Resumo los pasos más importantes:

-Buscar un local. Pensar en cómo conseguir uno gratis. Updates en LinkedIn o en Facebook pueden ser útiles.

-Pensar en sponsors.

-Organizar tu evento con otros. Es más interesante.

-Decide un tema y un nombre, lo más concreto y atractivo posible.

-Crea un blog, página web o grupo en Facebook del evento. Debe ofrecer funcionalidades para incluir en el calendario, y otras como “compartir”. Debe haber link a Google Maps. Crear una cuenta en Twitter para que te sigan.

-Promociona el evento en las redes sociales, enviando emails, en Twitter, llamando por teléfono. Anima a que se invite a otras personas.

-Recuerda a los asistentes que deben llevar suficientes tarjetas de visita.

-Publica la lista y los perfiles de las personas que vayan confirmando asistencia, para provocar interés en los indecisos.

-Familiarízate con los perfiles de los asistentes.

-Envía varios recordatorios. Uno el mismo día del evento.

-Recibe a los participantes como si fueran amigos. Infórmales del objetivo del evento y del protocolo a seguir. Pídeles que intenten ser lo más abiertos posibles y eviten quedarse en un grupo. Si les conoces, recomendarle contactos presentes.

-Considera tener etiquetas identificativas para los asistentes, para romper el hielo.

-Considera presentaciones personales al comienzo.

-Abre y cierra el evento con unas palabras de introducción y de agradecimiento.

-Haz seguimiento.

 

© Josefina Escudero