Cómo recibir en un despacho

El tratamiento dispensado a una visita de negocios está definida en calidad de su importancia, de su rango, o del directivo que lo recibe. 

Cualquier persona que ha concertado una cita es una visita e, independientemente de su categoría, debe ser recibida y tratada como tal. Esto significa que no se le debe hacer esperar más allá de lo estrictamente imprescindible.

Al llegar a la empresa y una vez que se haya anunciado y pasado el control de la entrada, se avisará de su llegada al departamento o persona que va a visitar. Según su categoría puede ser invitada a subir al despacho directamente o se enviará a una persona a recogerle. Lo ideal es enviar siempre a alguien a buscarle y así evitar que un extraño pueda deambular por los distintos pasillos hasta que da con su paradero.

Si no pasa al despacho directamente, se le invita a sentarse en la sala de espera. No debería estar más de cinco minutos, su tiempo también es importante y hacerle esperar demasiado es, además de una falta de respeto, una pésima imagen para el que le recibe, si bien hay quien utiliza esta estrategia para darse más importancia. Gran error. Ya todos sabemos quién es quién y lo único que se demuestra es, o mala organización, o mala educación.

Pero si la espera es inevitable, se le avisará de inmediato del retraso, se le ofrecerán disculpas y algo de beber, pero nunca se le deja en la sala de espera como si fuera un objeto olvidado.

La forma más elegante de recibir en el despacho es de pie y a la entrada, o si no, levántese al menos de la mesa para saludar y dar la mano. Debe tener la chaqueta del traje siempre puesta, sea hombre o mujer, no reciba jamás en mangas de camisa.

Durante la reunión no utilice el móvil, a menos que sea imprescindible, y de ser así, pida siempre permiso a su visita, sea breve y al terminar discúlpese y dé las gracias por la comprensión.

Cuide el lenguaje que utiliza, no imponga su visión, y no ofenda nunca al interlocutor. Es deber de anfitrión. Además, con diplomacia se puede decir todo, sólo hay que demostrar tenerla.

Para despedirse levántese y acompañe a la visita a la salida del despacho, como mínimo. No olvide una regla de cortesía establecida: Quien recibe despide.

  Vídeo   de cómo (no) recibir en un despacho.

© Josefina Escudero